Внедрение КЭДО в сети кафе «Хан Буз»
Клиент и цель проекта
Сеть кафе «Хан Буз» работает в Новосибирской области, имеет 17 филиалов и 300 штатных сотрудников. Целью проекта стал переход на электронный кадровый документооборот для упрощения процессов, повышения прозрачности, сокращения времени обработки документов и создания единого электронного архива.
Проблемы, связанные с бумажным документооборотом:
- Сложности с доставкой документов между филиалами
- Потеря документов при передаче
- Необходимость многократной проверки списков и сравнения данных
- Высокая трудоемкость при исправлении ошибок в документах
- Сложности с архивированием и поиском документов
- Необходимость соблюдения законодательства в отношении хранения персональных данных
Выбор решения
При выборе решения для электронного документооборота приоритетными стали следующие критерии:
- Специализация на кадровом документообороте — для решения задач рассматривались специализированные продукты КЭДО
- Простота использования — понятность интерфейса как для руководителей отделов, так и для линейных сотрудников для быстрого внедрения и выстраивания бизнес‑процессов
- Качественная техническая поддержка — возможность оперативно получать помощь при возникновении вопросов
- Прозрачность процессов — возможность отслеживать статусы документов и историю взаимодействия с сотрудниками
Специалистами R‑Style Softlab были предложены несколько сервисов. Оптимальным выбором для компании стал продукт NoPaper, который полностью соответствовал требованиям и предлагал необходимую функциональность.
Реализация проекта
- На подготовительном этапе систему протестировали несколько ключевых сотрудников, были определены базовые процессы, которые требовалось автоматизировать в первую очередь.
- Далее систему масштабировали на большинство сотрудников компании, была настроена интеграция с 1С.
- Параллельно с обучением персонала велась активная работа по настройке системы под специфические потребности компании. Команда проекта корректировала шаблоны документов, маршруты согласования и пользовательские интерфейсы.
За 8‑10 недель все ключевые процессы кадрового документооборота были переведены в электронный вид, сотрудники получили необходимые навыки работы с системой. Внедрение прошло без дополнительных затрат на оборудование на базе имеющихся технических ресурсов, что позволило минимизировать инвестиции в проект.
Результаты
Внедрение системы электронного кадрового документооборота позволило сети «Хан Буз» достичь следующих результатов:
- Сократить время на обработку документов
- Повысить прозрачность процессов как для сотрудников, так и с точки зрения управления кадрами
- Сократить число ошибок через использование готовых шаблонов и автоматическое распознавание данных
- Не хранить копии документов и соблюсти требования законодательства
- Быстро подключать к работе новых сотрудников
На текущий момент каждый день в компании в электронном виде обрабатывается более 20 документов, включая заявления сотрудников, приказы, нормативные акты и служебные записки.
«Наша сеть стабильно растет, и с увеличением масштаба нам важно было повысить эффективность внутренних процессов. Мы искали решение, которое позволит отказаться от бумажных документов, ускорит обработку и сделает работу с кадрами более прозрачной. Внедрение электронного кадрового документооборота упростило взаимодействие между филиалами и обеспечило удобный доступ к документам для всех сотрудников независимо от их местонахождения»
Елена Владимировна Руднева
финансовый директор «Хан Буз»
«Особенностью проекта стал запрос на автоматизацию процесса пребординга в связке с автоматизацией кадрового документооборота. Мы подобрали решение, которое наиболее точно подошло заказчику как по бюджету, так и по функциональности. В результате получили отличную связку двух инструментов без дополнительных интеграций и объемных финансовых вложений. Благодаря модулю «Анкета кандидата» система распознает документы, что упрощает работу и позволяет не хранить копии паспортов»
Дарья Колотова
Лидер направления HRtech R‑Style Softlab
Рассказывает:
Дарья Колотова,
Лидер направления HRtech R‑Style Softlab
Состав работ:
Переводим внутренний, внешний и кадровый документооборот в компании в «цифру». Внедряем и дорабатываем лучшие и проверенные решения для электронного документооборота.
Подробнее об услугеПеред вами стоит похожая задача?
Мы готовы помочь с внедрением и поддержкой систем элекронного документооборота и других ИТ‑систем для автоматизации бизнеса. Оставьте заявку на бесплатную консультацию. Мы изучим ваш проект, его цели, задачи и предложим наш вариант решения.